Effervescence organisée ...ou maitrise du temps

Effervescence organisée ...ou maitrise du temps

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Pierre, dirige une entreprise de services de 5 personnes. Depuis qu’il a installé son bureau au domicile, il est épuisé et frustré. Soit il se disperse de tâche en tâches, soit il enchaîne les heures avec finalement la sensation de ne rien produire. Difficile de se poser un cadre et d’être efficace. D’ailleurs, ses salariés aussi sont fouillis et désorganisés. Ses clients et fournisseurs, avec qui il échange, manquent de clarté. Et puis, à la maison, c’est aussi le désordre dans la gestion familiale. Pierre finit par comprendre que ses interactions avec l’extérieur sont le reflet de sa manière de fonctionner et de s’organiser.

La maitrise de votre temps est cruciale lorsque votre bureau passe au domicile.

Je vous partage 3 clés qui pourraient vous permettre de renforcer votre efficacité :

cadencer vos temps : lorsque les temps professionnels et personnels sont entremêlés dans le même espace, il semble opportun d’installer un agenda par défaut pour redonner une frontière à chaque temps. Cet agenda partagé avec vos équipes permet d’engager les temps professionnels et également de savoir à quel moment les clôturer.

Concernant le temps professionnel, pensez à clarifier vos objectifs et à les partager avec vos équipes. Définissez vos étapes, missions et tâches prioritaires assignées à chacun pour cartographier le Qui fait Quoi Quand Comment. En tant que dirigeant, soyez vigilant de garder les 20 % de tâches qui génèrent les 80% de rentabilité. Sinon, déléguez, supprimez ou planifiez ultérieurement pour rester focalisé.

Cadensez vos séquences sur des temps de 30 minutes minimum ou 90 minutes maximum. Au-delà, vos séquences perdent en rythme et en efficacité. Faites le point régulièrement avec vos équipes : redéfinissez les objectifs intermédiaires et priorisez les. Qu’avez-vous réussi ? Que devez vous améliorer ? Ces points réguliers vous permettront de suivre et réajuster rapidement les évolutions.

Planifiez aussi des plages de « rien ». Laisser des espaces pour gérer vos imprévus. Imaginez y allouer au moins 30 % de votre temps.

Enfin, associer le temps professionnel à un espace dédié vous y aidera également : matérialisez votre espace de travail dans un lieu dédié uniquement à vos tâches professionnelles. Cet espace peut-être fermé ou ouvert, en revanche il aura des frontières matérielles (bureau, coin, pièce). Changez son aspect s’il est partie prenante dans le lieu de vie (nappe par exemple).

- instaurer des rituels clés : comme des routines de passage et de mise en route. Ces habitudes vous aideront à vous mettre en mode professionnel ou personnel.

Vous pouvez instaurer des réunions de début de journée pour faire le point en équipe, comme le café du matin au bureau, ou inversement le brief de fin de semaine, pour boucler la semaine et se souhaiter un bon weekend.

Démarrez ou coupez la journée professionnelle par une sortie, une activité à l’extérieur. Ce changement d’espace vous donnera la sensation de changer de lieu (du lieu de vie au lieu professionnel).

Partagez des moments de joie, d’enthousiasme en équipe (réussites de la semaine, nouveaux clients, félicitations des équipes). Ces arrêts vous nourriront et vous permettront de clôturer ces espaces/temps professionnels… et surtout de valoriser ce temps passé, ressource précieuse du dirigeant.

Créez vous des contraintes pour vous limiter dans le temps, comme un rendez-vous (avec un client, un brief équipe). Cela vous « obligera » à maximiser la concentration.

Le weekend, faites une vrai coupure : planifiez des activités vraiment différentes de la semaine : comme un temps de cuisine et de convivialité, la pizza du dimanche, l’apéro avec les enfants dispatchés au quatre coins du monde, les jeux de société ou activités manuelles, la danse endiablée du samedi matin. Changez de style vestimentaire : si la semaine vous étiez en costard/tailleur, adoptez un style vraiment différent le weekend (le vieux jogging de bricolage ou la tenue sportive). Lors de ces temps personnels, profitez-en pour faire les tâches qui incombent au foyer et n’y touchez pas dans les phases professionnelles.

 

- prendre soin de vous : Dans la journée de travail, octroyez-vous des pauses : faites-vous une tisane, ouvrez les fenêtres, aérez et respirez en conscience quelques minutes, prenez le café et lézardez au soleil quelques instants. Sachez planifiez des temps pour vous ressourcer et vous faire du bien (méditation, séance de gym, …). De préférence, désactivez systématiquement les notifications sonores, que ce soit en mode professionnel ou personnel pour éviter d’être sur-sollicité. Autorisez-vous à ne pas être tout le temps joignable. Accordez vous du silence pour vous retrouver, vous écouter, ressentir vos émotions, vos besoins et vos envies. Partagez cette information avec votre équipe (professionnelle & personnelle) pour qu’elle respecte cet espace/temps ressource. Vous faire du bien vous rendra plus efficace et sera bénéfique pour votre équipe.

Il est utile de savoir dire « non aux autres » pour dire « oui à soi ».

 

Ces astuces de maîtrise du temps vous ramènent au sens de ce que vous faites : rappelez vous que votre entreprise est à votre service et non l’inverse. Organiser votre temps, c’est donner avant tout la priorité à votre qualité de vie de dirigeant. Accompagner la maîtrise du temps de vos équipes, c’est aussi leur permettre de prendre soin de leur bien-être et de leur épanouissement.

 

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